1.1     Rendicontazione

Salvo diverso accordo con la proprietà la rendicontazione è trimestrale. Essa è dettagliata con resoconto analitico della gestione e grafici sull’andamento della gestione stessa che evidenzia in particolare quanto segue:

  1. Un grafico a linee che evidenzia l’andamento del conto, degli introiti e dei debiti della gestione
  2. Un grafico a torta che evidenzia il rapporto tra i diversi capitoli di spesa
  3. Un grafico a torta che evidenzia la diversa ripartizione delle entrate
  4. Un grafico a linee che evidenzia l’andamento dei consumi delle utenze
  5. Un grafico a colonne che confronta l’andamento della gestione su base annua.

1.2     Sopralluoghi

Nel caso di gestione di immobile sfitto è garantito dallo Studio un sopralluogo al mese per documentare fotograficamente lo stato dei luoghi e rilevare la lettura dei contatori.

Dei sopralluoghi viene dato atto nel report trimestrale.

1.3     Gestione delle problematiche dell’immobile

Le problematiche dell’immobile sono gestite nel più breve tempo possibile. Nel caso in cui esse emergano nel corso del sopralluogo sono valutate sul posto per una rapida soluzione, in caso contrario, non appena ricevuta segnalazione l’amministratore valuta se le informazioni e la documentazione in proprio possesso sia sufficiente o sia necessario un sopralluogo. In pari tempo valuta quale sia l’urgenza dell’intervento e provvede a comunicare la stima della tempistica di risoluzione del problema.

1.4     Gestione della corrispondenza

La corrispondenza in entrata ed in uscita delle gestioni viene protocollata su supporto informatico entro le 72 ore successive alla ricezione o all’invio della comunicazione.

Si raccomanda ma non si richiede per l’accettazione dell’incarico l’attivazione di una casella PEC dedicata.

1.5     Gestione delle utenze e delle fatture

Il ciclo della gestione delle fatture con particolare riguardo alle utenze è gestito tramite procedura che prevede la verbalizzazione di quanto fatto dalla ricezione della fattura alla sua archiviazione. Al momento della ricezione l’amministratore provvede ad un controllo formale e sostanziale che, nel caso sia riferita ad utenze, non può prescindere dalle letture dei contatori eventualmente rilevate nell’immobile (nel periodo sfitto) o comunicate dall’inquilino.

Nel caso in cui non vi siano anomalie e sia stato all’uopo delegato procede al pagamento o, alla scadenza, verifica l’avvenuto addebito. In caso contrario, prima della scadenza della fattura, informa il proprietario per le necessarie valutazioni.