Lo Studio Ristori Monaco è consapevole dell’importanza che ha per ogni persona la gestione condominiale ed immobiliare. Gli immobili sono l’asset più importante di ciascuno: il luogo in cui si vive e si lavora. Per questo è ancora più necessario garantire alti livelli qualitativi di servizio da parte di chi ne assume la gestione.

Lo Studio ha cercato di migliorare sempre la propria offerta nel corso del tempo, modificandola ed adattandola alla realtà che in questi periodi si è andata modificando rapidamente in seguito a numerosi sconvolgimenti.

1.1     Avvio della gestione

La tempistica di avvio della gestione condominiale non è totalmente sotto il controllo dello Studio, dipendendo anche dalla disponibilità del precedente amministratore. Per questo lo Studio può impegnarsi a garantire standard qualitativi e di efficienza dell’organizzazione esclusivamente a passaggio di consegne avvenuto.

Di seguito sono indicati i tempi che lo Studio si impegna ad assicurare per l’avvio rapido ed ordinato della gestione condominiale. I giorni indicati si contano tutti dall’avvenuto passaggio di consegne. L’obiettivo dello Studio è portare a regime la gestione entro 100 giorni dal passaggio di consegne, ferma restando la cura attenta e scrupolosa fin dal giorno zero per la gestione ordinaria.

La tempistica è in parte dettata anche dai tempi tecnici connessi con gli obblighi di legge, in quanto l’art. 1130 c.c. riconosce 30 gg di tempo al condomino per rispondere al sollecito relativo alla fornitura dei dati per l’anagrafe condominiale e non è possibile mandare a regime la gestione ordinaria senza aver regolarmente predisposto l’anagrafe condominiale.

Posizionamento avviso per primo sopralluogo ed incontro informale con condomini                       03gg
Svolgimento incontro informale con condomini presso il condominio                                                    14 gg    
Predisposizione di base della gestione ed invio della prima comunicazione ai condomini                               21 gg    
Esame del regolamento di condominio ed elaborazione gratuita di proposte di riforma                 30 gg    
Invio ai condomini inadempienti del sollecito per i dati di anagrafe condominiale                             35 gg    
Espletamento delle verifiche eventualmente necessarie per l’anagrafe nei registri pubblici          85 gg    
Svolgimento di simulazione di assemblea telematica per chi vuole provare la piattaforma            90 gg    
Invio convocazione di assemblea straordinaria per eventuali delibere necessarie                             90 gg    
Svolgimento di assemblea straordinaria per eventuali delibere necessarie                                          99 gg

L’obiettivo è comunque quello di contenere al massimo i tempi di avvio della gestione. i termini indicati negli standard sopra riportati sono i tempi massimi previsti. Si confida sempre di ridurre ulteriormente i tempi.

1.2     Gestione ordinaria

Lo Studio, nella gestione ordinaria del condominio, cerca di garantire standard qualitativi più elevati rispetto a quanto richiesto dalla legge:

Registrazione movimenti contabili                           per legge entro 30 gg                     per lo studio entro 14 gg
Convocazione Assemblea Ordinaria                        per legge 5gg preavv.                    Per lo studio 10 gg preavv.
Convocazione assemblea straordinaria                 per legge 5 gg preavv.                   Per lo studio 5 gg preavv.
Riscontro richiesta assemblea straordinaria        per legge 10 gg.                                               Per lo studio 5 gg.           
Svolgimento ass. straord. Ex art. 66 d.a.c.c.         Nessun limite di legge                   Per lo studio entro 40 gg
Svolgimento ass. straord. Ex art. 1120 c.c.            per legge entro 30 gg.                   Per lo studio entro 21 gg
Sottoposizione bilancio ad assemblea                   per legge entro 180 gg                  per lo studio entro 60 gg

1.3     Gestione delle fatture

Con l’avvento della fatturazione elettronica e, più in generale, dell’invio delle fatture a mezzo di internet, si inizia a porre il problema di una verifica compiuta della contabilità condominiale che parta da fatture la cui autenticità, se non agevolmente dimostrabile, sia per lo meno riconosciuta ed attestata dall’amministratore. Deve per questo entrare nel ciclo della gestione una procedura atta fin dall’inizio a  validare i documenti fiscali e contabili per successive verifiche. Il problema aumenta ancora in considerazione dell’esistenza di fatture elettroniche.

Con l’avvento del sito internet condominiale, alla semplificazione dei controlli si accompagna anche una maggiore vulnerabilità delle utenze per un incremento della circolazione dei dati. Occorre fare attenzione a non mettere in chiaro tutti i dati delle utenze senza, per questo, minare la possibilità di vigilanza e controllo da parte dei condomini.

1.3.1    Verifica e validazione delle fatture

Lo Studio Ristori Monaco è dotato di un programma gestionale in grado di ricevere ed elaborare le fatture elettroniche. Questo, nella maggior parte dei casi con la sola frequente esclusione dei fornitori di energia, consente una rapida ed agevole verifica della rispondenza delle fatture ricevute con quelle che i fornitori trasmettono all’agenzia delle entrate.

Laddove la verifica non sia possibile attraverso il programma gestionale in uso, lo Studio Ristori Monaco all’atto dell’assunzione della gestione provvede a farsi abilitare a Fisconline allo scopo di poter accedere al cassetto fiscale del condominio e confrontare le fatture ricevute con le copie di cortesia trasmesse dal fornitore.

Una volta effettuata questa verifica, in base alle procedure adottate dallo Studio nel mese di Aprile 2021 con la predisposizione della presente carta di qualità dei servizi, l’amministratore provvede a firmare digitalmente la copia della fattura da pubblicare sul sito internet e/o da trasmettere ai condomini ed a firmare di pugno la copia della fattura stampata per l’archivio allo scopo di darne attestazione di autenticità a chiunque consulti e verifichi successivamente la gestione

1.3.2    Conservazione delle fatture

Lo Studio conserva le fatture sia in formato elettronico che in formato cartaceo. In base alle procedure adottate dallo Studio nel mese di Aprile 2021 con la predisposizione della presente carta di qualità dei servizi, lo Studio ha deciso di attivare una piattaforma di conservazione sostitutiva per ciascun condominio nella quale far confluire, entro il 10 Giugno 2021, tutte le fatture pregresse e successivamente archiviare informaticamente le fatture ricevute dal condominio.

1.3.3    Pubblicazione delle fatture sul sito internet condominiale

Le fatture vengono pubblicate sul sito internet condominiale nei condomini che hanno attivato il servizio. Limitatamente alle fatture delle utenze, per ragioni di sicurezza, alcuni dati vengono cancellati dalla copia della fattura pubblicata sul sito internet. Nel caso delle fatture delle utenze pubblicate sul sito internet condominiale, anche le copie censurate vengono firmate digitalmente dall’amministratore per confermarne l’autenticità.  

1.3.4    Ciclo di gestione delle fatture

Lo Studio redige un verbale della gestione delle fatture che va dalla sua ricezione alla sua verifica, al suo pagamento e, laddove sia richiesto dalla normativa, all’assolvimento degli obblighi fiscali connessi con la fattura. Tale verbale viene inserito sia nel fascicolo cartaceo sia nel fascicolo informatico della fattura a disposizione di tutti i condomini.

1.4     Gestione dei rendiconti

Solitamente gli studi di amministrazione parlano genericamente di bilancio, in realtà si tratta di rendiconti che dovrebbero essere in numero maggiore rispetto a quelli cui ordinariamente sono abituati i condomini.

1.4.1    Il rendiconto condominiale

La corretta gestione richiede in primo luogo un rendiconto condominiale rispondente ai dettami dell’art. 1130 bis c.c.  secondo il quale il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili, ed alle eventuali riserve che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica. Si compone di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione con l’indicazione dei raporti in corso e delle questioni pendenti.

Lo Studio Ristori Monaco, tuttavia, ritiene giusto e doveroso non fermarsi al mero dettato normativo e mettere, per contro, a disposizione della propria utenza uno strumento più completo, capace di consentire anche un esame della gestione al fine di migliorarla valutando una diversa allocazione delle risorse. Per questo motivo, il bilancio

La nota esplicativa predisposta dallo Studio Ristori Monaco viene corredata da alcuni grafici, non richiesti dalla vigente normativa, allo scopo di rendere immediatamente facilmente analizzabile la situazione e l’andamento della gestione, ed in particolare:

  1. Un grafico a linee recante l’andamento della consistenza del conto corrente condominiale, dei crediti e dei debiti del condominio.
  2. Un grafico a torta che renda visivamente il livello di morosità confrontando le rate condominiali incassate con le rate condominiali non incassate
  3. Un grafico a torta che renda visivamente chiara la ripartizione delle spese tra i vari capitoli di spesa per rendere immediatamente verificabile cosa incida maggiormente sul bilancio e dove eventualmente cercare margini di manovra per ridurre le spese del condominio ove possibile.
  4. Un grafico a colonne che consenta anche visivamente di avere un raffronto tra il consuntivo ed il preventivo nonché con le gestioni precedenti per avere immediatamente visibili gli scostamenti per singolo capitolo di spesa.
  5. Un grafico a linee per mostrare graficamente i consumi delle utenze.

1.4.2    Il rendiconto dell’amministratore

Spesso ci si dimentica che il rapporto intercorrente tra i condomini e l’amministratore è un rapporto di mandato, ed il mandatario ha sempre l’obbligo per legge di rendere i conti. Risulta molto difficile, per non dire impossibile, far coincidere l’inizio di un mandato di amministrazione con l’inizio di un esercizio, e per questo motivo il rendiconto condominiale non corrisponde praticamente mai al rendiconto dell’amministratore che deve riguardare il periodo di un anno dal momento dell’assunzione dell’incarico, ossia dal momento del passaggio di consegne.

Si tratta di un obbligo trascurato dalla quasi totalità degli amministratori che ritiene sufficiente adempiere al richiamato obbligo di cui all’art. 1130 c.c., ma che appare chiaro ed evidente da quanto previsto dall’art. 1713 c.c. il quale afferma che “Il mandatario deve rendere al mandante il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato”. Per quanto può essere comprensibile una interpretazione che ricolleghi l’assoluzione di quest’obbligo ad un riallineamento dei rendiconti condominiale e dell’amministratore dopo la prima annualità di gestione, e sicuramente la mancanza del rendiconto dell’amministratore non configuri una grave irregolarità ai sensi del diritto condominiale tale da far venire meno il mandato, il rendiconto dell’amministratore è comunque un ulteriore strumento di controllo sia sull’operato dell’amministratore che, più in generale, sulla gestione. Per questo motivo lo Studio Ristori Monaco ha deciso di offrirlo gratuitamente alla propria utenza.

Il bilancio dell’amministratore in conformità con l’obbligo di cui all’art. 1713 c.c. viene redatto per cassa e costituisce di fatto un estrapolazione del registro di contabilità del rendiconto condominiale, eventualmente anche a cavallo di più esercizi con l’evidenziazione del saldo iniziale del periodo di gestione, del saldo finale e dei movimenti intermedi.

Il documento così predisposto viene consegnato ai condomini al momento dell’approvazione del rendiconto condominiale, e può essere oggetto di esame e discussione benchè non sia oggetto obbligatoriamente di approvazione da parte dell’assemblea. Ai fini dei diritti dei condomini e degli obblighi dell’assemblea si tratta di uno strumento di verifica in più.

1.4.3    Il rendiconto del condomino

Se si guarda con attenzione la realtà condominiale, si vede che il Condominio è un semplice ente di gestione e, per questo motivo, quanto prescritto dall’art. 1713 non può dirsi assolto dall’amministratore mediante la semplice redazione del bilancio complessivo dell’amministratore. Nel condominio vi è nei fatti una pluralità di mandanti cui l’amministratore deve rendere conto. Il rendiconto del condomino è relativo all'anno fiscale e, contrariamente a quanto viene fatto da altri studi, dal mese di Aprile 2021 viene redatto a prescindere da eventuali introiti da dichiarare o detrazioni cui il condomino ha diritto. 

Anche in questo caso il documento può essere oggetto di esame e discussione ed è un ottimo strumento di verifica della correttezza della contabilità, benchè non si tratti di un documento che sia portato all’attenzione ed all’approvazione dell’assemblea.

1.4.4    Il rendiconto fiscale

Laddove l’esercizio condominiale non vada dal 1° Gennaio al 31 Dicembre di ciascun anno, e quindi non coincida con l’anno civile e fiscale, gli obblighi fiscali che l’amministratore deve adempiere in quanto rappresentante del condominio seguono una periodizzazione differente. Le Certificazioni Uniche ed il 770 devono necessariamente riferirsi ad un periodo diverso dall’esercizio condominiale. Può quindi non essere agevole per i condomini che ne hanno diritto, ed in particolare per i consiglieri che hanno una funzione consultiva e di controllo, verificare il corretto adempimento degli obblighi fiscali da parte dell’amministratore.

Non va dimenticato che, per altro, tra gli adempimenti fiscali in capo all’amministratore, vi sono quelli connessi con la dichiarazione dei redditi e con le detrazioni, e che è interesse di ciascun condomino, soprattutto in presenza di questi casi, avere agio di controllare la correttezza della gestione fiscale del condominio.

A questo fine, lo Studio si impegna a redigere, nei casi in cui l’esercizio e l’anno civile non coincidano, un bilancio per cassa dell’esercizio finanziario che riporti tutte le entrate e le uscite dell’anno civile.

1.5     Gestione della corrispondenza

La gestione della corrispondenza è fondamentale per la corretta gestione di un condominio, ancorchè spesso sottovalutata. Molti pensano che un archivio cartaceo ordinato possa essere sufficiente, ma spesso questo non basta per garantire di ritrovare prontamente la corrispondenza, né consente un agevole e completo passaggio di consegne all’amministratore successivo. Per questo motivo la gestione della corrispondenza da parte dello Studio Ristori Monaco è implementata con due ulteriori pilastri fondamentali.

1.5.1    La protocollazione informatica della corrispondenza

Tutta la corrispondenza in entrata ed in uscita delle gestioni sarà protocollata su supporto informatico. Questo consentirà una ancor più facile verifica dell’operato dell’amministratore da parte dei consiglieri ed un passaggio di consegne più completo e chiaro che comprenda anche la gestione di tutti gli scambi di corrispondenza tra il condominio e gli altri soggetti.

La protocollazione della corrispondenza avviene nella maggior parte dei casi il giorno stesso e comunque entro le 72 ore successive alla ricezione o all’invio della comunicazione. 72 ore è anche il tempo limite che lo studio si da per fornire una risposta alle mail, ai fax o alle lettere che arrivano dai condomini.

1.5.2    La casella PEC dedicata

Sul fonte della completezza e piena regolarità del passaggio di consegne ad altro amministratore, questo elemento va ad integrare l’attivazione di una casella PEC (posta elettronica certificata) intestata al condominio destinata a passare all’amministratore successivo che così può avere l’archivio di tutte le comunicazioni più importanti.

1.6     Gestione della custodia del fabbricato

Lo Studio Ristori Monaco prende molto seriamente la responsabilità di custodia del fabbricato che ha in forza di legge in relazione agli edifici che amministra.

1.6.1    Sopralluoghi periodici

Lo Studio garantisce sempre e comunque almeno un sopralluogo al mese con raccolta di documentazione fotografica ove utile, e lettura dei contatori condominiali ove raggiungibili (talvolta i contatori sono posti sotto il livello della strada o comunque in posizione non facilmente raggiungibile e lo Studio non può assumersi l’onere di un costante monitoraggio di tali misuratori). Se vi sono misuratori che lo studio non ritenga di poter monitorare costantemente, lo Studio ne da comunicazione in seguito al passaggio di consegne e comunque non oltre la prima assemblea.

1.6.2    Verbalizzazione sopralluoghi

Di ogni sopralluogo viene redatto un verbale pubblicato entro le 72 ore successive al sopralluogo sul sito internet condominiale e comunicato ai consiglieri che abbiano comunicato allo Studio un indirizzo di posta elettronica ordinaria o certificata.

1.6.3    Gestione problematiche rilevate nel corso dei sopralluoghi

Laddove lo Studio nel corso di un sopralluogo rilevi delle problematiche provvede automaticamente ad aprire una pratica che sarà gestita sul sito condominiale, laddove esistente, onde poter essere monitorata dai condomini in totale trasparenza.

Le problematiche rilevate direttamente dallo Studio sono gestite in maniera analoga alle segnalazioni ricevute dai condomini.

1.7     Gestione delle segnalazioni ricevute

Lo Studio cerca di garantire la massima celerità nella risoluzione delle problematiche segnalate, così come nella gestione delle problematiche rilevate direttamente dallo Studio nei sopralluoghi che svolge ai condomini.

Tutte le segnalazioni pervenute allo studio sono gestite, laddove il sito internet condominiale sia stato deliberato dall’assemblea, anche attraverso il sito internet condominiale. In tal caso, le segnalazioni che sono relative al segnalante sono visibili al singolo condomino, mente le segnalazioni che hanno ad oggetto parti comuni del condominio sono visibili a tutti i condomini anche per 60 giorni successivi alla chiusura della gestione della segnalazione.

La pubblicazione sul sito internet condominiale, di norma contestuale all’assegnazione del livello di priorità, non è garantita al sabato, alla domenica e nei giorni festivi.

1.7.1    Livelli di priorità

Al momento della ricezione della segnalazione l’amministratore provvede ad identificare il livello di priorità di tale segnalazione. Fermo restando che l’impegno dello Studio è quello di risolvere ogni problematica nel minore del tempo possibile, laddove vi sia una pluralità di segnalazioni che rende fattualmente impossibile la contemporanea immediata gestione di diverse problematiche, tale classificazione aiuta a risolvere con maggiore tempestività quelle più urgenti, mantenendo comunque standard elevati in termini di tempistiche.

Priorità bassa: le segnalazioni con priorità bassa hanno riscontro entro 72 ore e l’avvio della loro gestione è garantito entro una settimana dalla ricezione della segnalazione.

Priorità media: le segnalazioni con priorità media hanno riscontro entro 72 ore e l’avvio della loro gestione è sempre contestuale alla risposta.

Priorità alta: le segnalazioni con priorità alta hanno riscontro non appena lo studio ne prende consapevolezza e sono gestite immediatamente.

1.7.2    Avvio della gestione

In avvio della gestione, lo Studio stabilisce se vi sia necessità di un sopralluogo diretto o se possa o debba essere immediatamente contattato il fornitore., o se sia utile o necessario il coinvolgimento immediato dei consiglieri o dell’assemblea del condominio.

Laddove sia necessario un sopralluogo diretto viene svolto se possibile entro le 72 ore al fine di indicare nel riscontro gli esiti del sopralluogo stesso. Laddove questo non sia possibile la tempistica stimata per il sopralluogo viene indicata nel riscontro alla segnalazione.

Nel caso in cui si ritenga di prendere contatto direttamente con il fornitore, si procede immediatamente in tal senso al fine di poter comunicare al segnalante, all’atto dell’invio del riscontro, la previsione sulle tempistiche di intervento e possibile risoluzione della problematica evidenziata.

Nel caso in cui si ritenga utile o necessario il coinvolgimento del consiglio o dell’assemblea si attiva immediatamente la procedura necessaria e si comunica tale valutazione al segnalante.

1.7.3    Conclusione della gestione

Quando la gestione della segnalazione è ultimata lo Studio provvede a trasmettere un report al segnalante ed a riportare tale report sul sito condominiale laddove attivo per la consultazione su tale sito per i 60 giorni successivi.

1.8     Gestione delle Assemblee

Le Assemblee condominiali, in occasione della pandemia da Covid-19 hanno subito una notevole evoluzione che le ha portate ad essere anche telematiche, per quanto molti condomini prediligano ancora l’assemblea in presenza.

Lo Studio dispone presso la propria sede di una sala riunioni che, in condizioni normali, può ospitare le assemblee condominiali. In costanza di pandemia tale sala riunioni ha una capacità esigua che non consente lo svolgimento di assemblee. Per questo lo Studio raccomanda lo svolgimento di assemblee su piattaforma telematica.

Per lo svolgimento delle assemblee telematiche in conformità con la vigente normativa, lo Studio si avvale della piattaforma Zoom.

1.8.1    Prova delle assemblee telematiche

Lo Studio Ristori Monaco è consapevole che le assemblee telematiche possono comportare difficoltà di ordine tecnico, per questo motivo all’assunzione dell’incarico organizza subito una simulazione di assemblea e garantisce la disponibilità alla prova della piattaforma nell’imminenza dell’assemblea per verificare che tutto funzioni al meglio.

1.8.2    Gestione delle convocazioni

Le convocazioni che devono essere trasmesse per posta sono inviate mediante poste private. In ogni caso, prima di procedere all’invio postale lo Studio assicura il tentativo di consegna della convocazione direttamente ai condomini che abitano nel condominio e sono privi di PEC o comunque non hanno comunicato il proprio indirizzo PEC.

1.8.3    Redazione del verbale

Lo Studio è disponibile a svolgere il servizio di segretario di assemblea. Nel caso di convocazione in luogo fisico il verbale viene redatto a computer attraverso il software gestionale, stampato e firmato per l’inserimento nel libro verbali. Qualora, per difficoltà tecniche indipendenti dalla volontà dello Studio, risulti impossibile la stampa da computer, il verbale sarà redatto direttamente sul libro verbali ed ivi firmato utilizzando comunque il gestionale per accelerare il computo dei votanti.

Nel caso di convocazione di assemblee telematiche, salvo problematiche tecniche insormontabili, il verbale sarà redatto contestualmente con visualizzazione da parte dei partecipanti e sarà supportato (con il consenso di tutti i partecipanti, ovvero sulla base di espressa previsione regolamentare) dalla registrazione della seduta. Tale registrazione sarà tenuta esclusivamente dall’amministratore quale documento d’archivio nel pieno rispetto delle normative sulla privacy e per i soli usi consentiti dalla legge. Le firme, in questo caso, saranno apposte con le modalità possibili (a mano o in digitale) ed in conformità con le vigenti normative in materia.

1.8.4    Trasmissione del verbale

La legge, curiosamente, salvo nel caso di assemblea telematica a seguito della riforma dell’Art. 66 disp. att. c.c. operata nel 2020, nulla dice in materia di invio di verbali. Eppure non si tratta certo di una tematica di scarsa importanza visto e considerato che dall’invio dei verbali discendono anche conseguenze sui termini delle impugnazioni relative ad annullabilità delle delibere.

Salvo causa di forza maggiore, lo Studio provvede all’invio del verbale entro 48 ore (72 ore se l’assemblea si svolge di venerdì o comunque in prossimità di festività). Nel caso di verbali trasmissibili con modalità telematiche lo Studio ga il possibile per procedere alla trasmissione nelle 24 ore.