Assemblea telematica

Dopo averne tanto parlato sul podcast, con il mese di Maggio 2020 è giunto il tempo di tradurre l’assemblea telematica in realtà e lo Studio Ristori Monaco è già pronto a farlo. Lo Studio si è dotato di una piattaforma online in grado di gestire fino a 250 connessioni gratuite ed alla quale è possibile collegarsi anche a mezzo del telefono con una semplice telefonata. 
Un servizio che deve essere comodo da usare anche per chi è all’estero e che, per questo, lo Studio ha scelto considerando il fatto che sia possibile accedere a mezzo del telefono anche mediante numerazioni di altri Paesi, per lo meno quelli maggiormente frequentati da italiani o che hanno il maggior numero di turisti abituali in Valle d’Aosta (dove resta ancora attiva la sede secondaria dello Studio. 
Il servizio, gratuito per i condomini amministrati dallo Studio Ristori Monaco, può essere offerto, a pagamento e compatibilmente con gli impegni dello Studio, ai colleghi che intendano organizzare le assemblee in modalità telematica ma non si sentano di gestirla. 

Per i condomini amministrati dallo Studio

Viene predisposta ed aggiornata periodicamente una informativa sul servizio che comprende la guida all’utilizzo ed un buon numero di risposte a domande frequenti.
Il servizio di assemblea telematica è gratuito e compreso nell’offerta di gestione dello Studio.

Compresa nel servizio vi è la possibilità di registrare l’assemblea e, nel caso, la conservazione della registrazione per 10 anni. Per procedere alla registrazione è necessario il consenso di tutti i partecipanti all’assemblea.

Per gli altri studi di amministrazione

Compatibilmente con gli impegni dello Studio, l’amministratore Francesco Ristori Monaco si rende disponibile anche a mettere a disposizione dei colleghi la propria Sala Riunioni virtuali. Per il servizio viene richiesto un compenso di 40€+oneri per ciascuna ora (o frazione di ora superiore a 30 minuti) di durata dell’assemblea. Gratuita l’apertura della Sala Riunioni 15′ prima della seconda convocazione e l’apertura per il tempo necessario per le formalità connesse con la prima convocazione.

Lo Studio non può offrire ai colleghi la registrazione dell’assemblea, a meno che l’amministratore Francesco Ristori Monaco o un suo famigliare siano condomini dell’edificio. Nel caso in cui l’amministratore o un famigliare siano condomini dell’edificio, comunque, la registrazione è possibile solo laddove si possa dimostrare l’assenso di tutti i partecipanti all’assemblea alla registrazione, e solo nel caso in cui lo studio richiedente si impegni a conservare la registrazione, quale documento condominiale, per il tempo previsto dalla normativa, manlevando espressamente lo Studio Ristori Monaco da responsabilità connesse alla conservazione della registrazione. Questo al fine di evitare problemi connessi con le norme in materia di trattamento dei dati personali in relazione all’archiviazione delle registrazioni.

Per la fornitura di questo servizio, l’altro studio dovrà concordare con lo Studio Ristori Monaco data ed ora della prima e della seconda convocazione, impegnarsi ad inserire nella convocazione i riferimenti indicati dallo Studio Ristori Monaco ed a fornire ai condomini la guida all’accesso alla riunione, nonchè impegnarsi a collegarsi all’orario convenuto alla prima convocazione al fine di attestare l’effettiva mancata costituzione dell’assemblea. Dovrà inoltre indicare allo Studio Ristori Monaco se la fattura debba essere emessa a nome dell’amministratore o del condominio.

Lo Studio Ristori Monaco, all’atto dell’accettazione dell’incarico di gestire l’assemblea trasmetterà all’amministrazione dello stabile una dichiarazione nella quale espressamente dichiarerà di impegnarsi a non registrare, trascrivere o in qualunque modo conservare o divulgare dati di cui verrà a conoscenza nello svolgimento dell’assemblea. Si tratta, evidentemente, di una dichiarazione superflua rientrando la riservatezza nei doveri professionali, tuttavia tale documento viene consegnato per massima tranquillità dei condomini.

Per contro lo studio richiedente, fino a che lo svolgimento delle assemblee telematiche non sarà compiutamente disciplinato dalla normativa, dovrà dichiarare in forma scritta allo Studio Ristori Monaco di aver avuto il consenso di tutti i condomini, o che la forma telematica è prevista dal regolamento di condominio, o di assumersi la responsabilità dello svolgimento dell’assemblea con modalità telematiche manlevando espressamente lo Studio Ristori Monaco da ogni contestazione a riguardo delle modalità di svolgimento dell’assemblea che possano pervenire da pare dei condomini.

L’informativa completa sull’assemblea telematica elaborata dallo Studio Ristori Monaco non è disponibile per gli altri studi che riceveranno solo la parte relativa alla guida sull’utilizzo della piattaforma.

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